Best Practice: Immoviewer-DocuSketch virtuelle Schadensdokumentation für ABC Water Mitigation

Über die Best Practice,

Das Unternehmen
ABC Water Mitigation mit Sitz in Kalifornien ist in erster Linie ein Wasserschadenminderungsunternehmen, das sowohl Privat- als auch Geschäftskunden bedient. Das Unternehmen erhält Leads über Direktkundenmarketing, Lieferantenmarketing und auch über Vorzugslieferanten-Programme (Preferred Vendor Programs) mit Versicherungen.

Das Unternehmen führt schätzungsweise zwischen 200 und 250 Wassersanierungen jährlich durch, wobei etwa 80% der Aufträge von Versicherungsprogrammen regulierte Arbeiten sind. Das Unternehmen beschäftigt einen Gutachter und zwei Wassersanierungs-Teams, die von einem Schadensminderungsmanager geleitet werden. Die Aufträge werden in erster Linie intern durchgeführt, außer bei großen kommerziellen Projekten, bei denen Subunternehmen eingesetzt werden.

Die Anforderung
Water Mitigation erfordert ein hohes Maß an Effizienz, Kommunikation, Genauigkeit und Dokumentation mit internen Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und Versicherungsträgern. Die Verwaltung dieser Aufgaben ist zeit- und kostenintensiv. Umgekehrt ist die mangelnde Ausführung dieser Aufgaben oft finanziell kostspielig und schädlich für den Ruf des Unternehmens.

Vor dem Einsatz von DocuSketch verließ sich ABC Water Mitigation stark auf seine Außendienstmitarbeiter, um diese wichtigen Aufgaben zu erfüllen. Diese veraltete Strategie der Auftragsabwicklung brachte wenig Effizienz und war sehr anfällig für menschliches Versagen. Unterlagen und Fotos wurden verlegt und/oder nicht an das Büro übermittelt, um eine angemessene Abrechnung zu gewährleisten. Leider würden diese Ineffizienzen und Fehler oft zu einer verminderten Auftragsrentabilität, negativen Qualitätsprüfungen der Programme und zu Frustration für alle Beteiligten führen.

Die Lösung
ABC Water Mitigation setzte DocuSketch während der gesamten Laufzeit eines Projektes ein. Mit einer minimalen Investition und Schulung pro Team konnte die Effizienz in Bezug auf Kommunikation, Koordination und Dokumentation zwischen allen Beteiligten deutlich verbessert werden.

Das Unternehmen hat den folgenden Prozess eingeleitet:

  1. Nach der Ankunft am neuen Auftragsort erstellt der Schadensminderungs-Teamleiter eine neue DocuSketch-Tour, welche die Baustelle mit Hilfe von 360°-Bildern dokumentiert, die Feuchtigkeitskartierung und –messung über Point of Interests dokumentiert wie auch die Aufgaben, Dienstleistungen und das Geräteverleihprotokoll.
  1. Noch vor Ort lädt der Schadensminderungs-Teamleiter die DocuSketch-Tour hoch und fordert über die DocuSketch-Anwendung eine Xactimate Skizze an.
  2. Bei Bedarf bleibt der Schadensminderungs-Teamleiter vor Ort, während die DocuSketch-Tour erstellt und fast gleichzeitig dem Schadensminderungs-Manager im Büro zur Verfügung gestellt wird.
  3. Bei Bedarf überprüft der Manager unverzüglich die DocuSketch-Tour und gibt dem Schadensminderungs-Teamleiter bei Bedarf weitere Anweisungen.
  4. Die DocuSketch-Tour wird zusammen mit den erforderlichen Genehmigungen (z.B. zum Ziehen von Bodenmaterial, Verwendung von teuren Geräten, etc. …) per E-Mail an den Versicherungsvertreter und/oder den Versicherungssachverständigen geschickt.
  5. Der Schadensminderungs-Teamleiter verknüpft die tägliche Standortüberwachung, Geräteüberwachung und Feuchtigkeitskartierung über eine Timeline-Tour.
  6. Innerhalb von 24 Stunden nach der hochgeladenen Anfrage wird dem Schadensminderungs-Manager eine Xactimate-Skizze für den Auftrag zur Verfügung gestellt.
  7. Sobald die Maßnahmen zur Minderung der Emissionen vor Ort abgeschlossen sind, erstellt der Schadensminderungs-Manager die Minderungsrechnung und übermittelt sie an den entsprechenden Anbieter, Kunden oder Träger.

Der eingeleitete Prozess:

  • Gewährleistet eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Schäden, der Nutzung derAusrüstung, usw. … und eliminiert die Möglichkeit, dass Fotos und/oderDokumentationen fehlen;
  • Verbessert die interne sowie externe Kommunikation, sodass der Schadensminderungs-Manager direkt mit den Schadensminderungs-Teamleitern, Verkäufern, Versicherungspersonal und auch dem Kunden (wenn er nicht vor Ort ist) über wiederholte virtuelle Rundgänge durch den gesamten Auftrag kommunizieren kann;
  • Verbessert die Arbeitseffizienz durch die Reduzierung von Zeit vor Ort und der Reisezeit für das Management, was eine effektivere Nutzung der Managementzeit zur Folge hat, um mehrere Projekte zu vermarkten, abzurechnen und zu steuern;
  • Verbessert die Zufriedenheit von Kunden und Programmen durch Effizienz und Dokumentation; und
  • Reduziert potenzielle Haftungsrisiken durch eine erhöhte und effektive fotografische Dokumentation der Arbeitsbedingungen vor, während und nach dem Auftrag.

Effizienz

Die Kommunikation erfolgt nun virtuell über die Nutzung von DocuSketch-Touren. Telefonanrufe und E-Mails ersetzen die meisten Vor-Ort-Besuche für den Manager, den Schadensachverständigen, die Verkäufer und den Kunden.

Genauigkeit/Dokumentation

Menschliche Schnittstellenfehler werden durch die umfassenden virtuellen Bilder und unabhängige Dokumentenspeicherung erheblich reduziert. 360°-Aufnahmen vor, während und nach dem Arbeitsprozess ermöglichen die Dokumentation aller Messwerte, abgeschlossenen Aufgaben, allgemeinen Bedingungen, der Immobilie selbst und des Projektfortschritts wie auch der Effektivität.

Rentabilität

Erhöhte Unternehmensrentabilität durch weniger Arbeitsaufwand, Dokumentenverlust und geringerer Haftung. Das DocuSketch-Produkt bietet ein besseres Kunden- und Lieferantenerlebnis, das zu mehr Empfehlungen bei weniger Unzufriedenheit führt.

So schauen Sie sich die Best Practice in 360° an:

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